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政策解读:审计机关公文处理格式规范及常见问题解析
发布时间:2018-02-07 稿件来源: 字体调整:【 】浏览次数:

目前我国党政机关公文标准为中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》,相对旧有的国家标准GB/T 97041999,主要作了如下修订:

a)标准名称改为《党政机关公文格式》,标准英文名称也作相应修改;

b)适用范围扩展到各级党政机关制发的公文;

c)对标准结构进行适当调整;

d)对公文装订要求进行适当调整;

e)增加发文机关署名和页码两个公文格式要素,删除主题词格式要素,并对公文格式各要素的编排进行较大调整;

f)进一步细化特定格式公文的编排要求;

g)新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令(令)格式首页版式等式样。

审计机关常用的(行政)公文格式有通知、公告、报告、请示、通报、函等几类,基于近年全市审计机关公文质量的检查结果,我们梳理了10个方面的常见问题类型如下:

一、发文主体

1.发文主体不明。一是缺少发文机关署名,二是印章与署名不一致。

2.发文主体不当。如:应由党组发文的公文,由局机关发文。

二、发文对象

1.上行文主送多个机关。按照规范要求,仅能主送一个。

2.应抄送上级机关的公文未抄送,如本级预算执行审计结果报告等。依据为:《中华人民共和国审计法》、《国务院关于加强审计工作的意见》、《镇江市人民政府关于加强审计工作的意见(镇政办发〔2015〕111号)》、《镇江市审计机关人财物管理改革试点实施方案》(镇发〔201733号)等。

三、发文字号和签发人

1.发文字号不规范。一是字体不对(应使用仿宋); 二是位置不当(应居中;如为上行文应居左空一字);三是与红线距离过大或过小(应为4mm

2.签发人不规范。一是上行文未见签发人,或其他文种出现签发人,按照规范,仅有上行文需编排签发人。二是字体不对,“签发人”应使用仿宋,姓名应使用楷体;三是位置不当(应居右空一字)。

四、文种与标题

1.文种不当。 一是题为《……结果报告》、《……实施意见》,应为《关于……结果的报告》、《关于……实施的意见》,二是对同级部门使用请示、报告等上行文;推荐使用,如必须使用请示、报告,应主送上级机关,抄送该部门;三是出现答复、方案、说明、汇报等不规范文种。

2.标题不规范。一是直接以“报告”、“请示”等代替标题;二是标题内容不规范,如《关于大路通用机场管理公司审计调查报告》;3.标题回行时割裂完整词意,如在“书记”、“责任”等词中间分行。4.其他问题。标题与红色分割线距离不当(应空2)、标题与正文距离不当(应空1)、标题出现分行的,行间距过大(一般为30)、标题字体不当(应使用小标宋二号字)。

五、正文分段

1.结构层次应用不规范,规范如下:

第一层:黑体,汉字一(二三……),后加顿号“、”

第二层:楷体,汉字一(二三……),前后加圆括弧()

第三层:仿宋,阿拉伯数字12 3……),后加点“.

第四层:仿宋,阿拉伯数字12 3……),前后加圆括弧()

2.未严格按四级标题分段。

如:直接从第一层跳到第三层。

六、附件

1.无需使用附件的公文使用附件;如《……局关于印发<>的通知》,所印发的<>不作为附件

2.附件说明不规范:一是附件说明与正文距离不对(应空一行);二是“附件”二字后未加冒号;三是附件名称加书名号。

3.附件不规范:一是“附件”字体不当(应为3号黑体);二是“附件”写为“附”、“附表”,或缺失。三是“附件”后加冒号。

七、署名、日期和印章

1.署名不规范。一是未见机关署名,二是使用不规范名称,如“XXX审计局审计一科”→实为“综合科”

2.日期不规范。一是仍使用汉字(年月日应用阿拉伯数字表示);二是日期右侧距离不当(右侧应空4)。

3.印章不规范。一是不端正(应居中,印章下部盖住署名、日期);二是与上端文字距离不当(印章顶端距正文或附件说明一行之内)。

八、附注

1.应加附注的公文(请示、移送处理书等)未加附注;

2.附注与日期距离不对(无需空行)。

九、版记

1.缺失版记。

2.位置不当。一是不在最后偶数页,二是位置偏上(末条分割线应与版心下边重合),

3.格式不规范。一是仍使用主题词(新标准已取消主题词); 二是抄送机关不规范(应使用4号仿宋,左右各空一字,“抄送”后加冒号,最后一个抄送机关后加句号)。三是印发机关和印发日期不规范(应使用4号仿宋,左右各空一字, 日期后  “印发”二字。

十、页码与排版

1.页码不规范(应使用4号宋体阿拉伯数字,数字左右各放一条一字线单页码居右空一字,双页码居左空一字);

2.排版不规范(应每面22行,每行28字)

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